IMPLEMENTASI TUGAS, FUNGSI DAN PEMBINAAN BIMBINGAN MASYARAKAT KANTOR URUSAN AGAMA KEC. KEBAYORAN BARU

PENYUSUNAN STATISTIK, DOKUMENTASI DAN PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI MENAJEMEN

Serangkain kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan kantor atau manajemen perkantoran. Tata usaha adalah merupakan bagian dari bagaimana suatu system manajemen dapat berjalan dengan baik.

Salah satu tugas dan fungsi pada Kantor Urusan Agama Kecamatan berdasarkan Peraturan Menteri Agama No, 39 Tahun 2012 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Urusan Agama, menyebutkan adanya tugas dan fungsi yang berkaitan erat dengan tugas dan fungsi ketatausahaan.

Sebagai implementasi dari tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan organisasi dan tata kerja di Kantor Urusan Agama Kecamatan Kebayoran Baru, dapat dilaporkan sebagai berikut:

1.      Pelaksanaan Tata Persuratan dan Kearsipan

Pelaksanaan kegiatan tata persuratan dinas dan Kersipan di Kantor Urusan Agama Kecamatan Kebayoran Baru, berdasarkan dengan Peraturan Menteri Agama No. 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas, serta Peraturan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama.

a.      Konsepsi Persuratan yang dilakukan sebagai pekerjaan perkantoran, sebagai berikut:

1.      Kegiatan mencatat memberikan nomor Surat surat Keluar dan Surat Masuk sesuai dengan asas Keamanan;

2.      Mengolah data yang terkait dengan kebutuhan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi; dengan memperhatikan asas Efisiensi dan Efektif;

3.      Menyampaikan surat susuai dengan kebutuhan informasi dalam ini surat, terhadap pihak-pihak yang membutuhkan dengan tetap menjaga Asas Pertanggung jawaban  dan asas Palayanan Prima

4.      Kegiatan mengarsipkan surat dan mengklasifikasikannya berdasarkan Kode Surat, sesuai dengan asas Keterkaitan.

b.      Konsepsi Pengelolaan Penataan Kearsipan yang dilakukan sebagai pekerjaan perkantoran, sebagai berikut:

1.      Mengarsipan Surat Masuk dan Seurat keluar dalam klasifikasi Pembagian dalam Arsip Dinamis dan Arsip Vital;

2.      Memberikan Kartu Kendali, Lembar Pengantar Surat, dan Lembar Disposisi;

3.      Menyusun dan mempersiapkan data Arsip yang dapat dilakukan Penyusutan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip;

4.      Penataan berkas-berkas arsip dengan mempergunakan kode Klasifikasi Surat, dan menempatkannya dalam ruang arsip;

5.      Penataan terhadap buku-buku ataupun modul yang tersedia dalam lemari-lemari perpustakaan dan memberikan indeks perpuskaan pad buku yang tersedia.

.       Penyusunan Statistik

Sebagai wujud pertanggungjawaban atas rangkaian kegiatan pelayanan di Kantor Urusan Agama Kecamatan Kebayoran Baru, pelaporan yang memiliki asas akuntabel, transparansi public, dan profesionalisme, maka laporan tak hanya disajikan secara kualitatif namum penyajian data dapat bersifat kuwantitatif.

Data statistic yang dapat tersaji secara umum dalam mewujudkan Keterbukaan Informasi Publik (KIP) di Kantor Urusan Agama Kecamatan Kebayoran Baru, sebagai berikut:

1.      Mendata Barang Milik Negara (BMN);

2.      Data Statistic Umum;

3.      Data statistic Nikah, Talak, Cerai dan Rujuk;

4.      Daftar Urut Kepangkatan (DUK);

5.      Data Diagram yang meliputi :

a.      Data diagram Nikah dan Rujuk;

b.      Data diagram Kegiatan Kursus Calon Penganti;

c.       Data diagram Jumlah Sarana Ibadah;

d.     Data diagram Jumlah Penduduk berdasakan Pemeluk Agama;

e.      Data diagram Jumlah Tanah Wakaf (Data tanah wakaf berdasarkan status tanah dan Data tanah wakaf berdasarkan peruntukannya);

f.        Menyajikan Struktur Organisasi KUA Kec. Kebayoran Baru.

d.     Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen KUA

Sistem informasi manajemen berbasis teknologi informasi, sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan public service atau pelayanan public, hal ini tentunya akan lebih sangat mempermudah dalam menjalankan serangkaian kegiatan pelayanan kepada masyarakat.

System informasi manajemen di KUA Kec. Kebayoran Baru, merupakan aplikasi-aplikasi yang menjadi program prioritas pada Kementerian Agama, yang sangat diharapkan dapat merubah sudut pandang pelayanan secara tradisional menuju proses pelayanan perkantoran modern.

 Adapun system informasi manajemen berupa aplikasi yang dijalankan pada KUA Kec. Kebayoran Baru, sebagai berikut:

1.      Web-Site

Masyarakat dengan mudah dapat mengakses berbagai macam informasi terkait dengan direktori KUA Kec. Kebayoran Baru dengan mengakses http://kuakebayoranbaru.blogspot.com.

2.      Sistem Informasi Manajemen Nikah (SIMKAH)

3.      Sistem Informasi Berbasis Geografis (Penyajian Data Sarana Ibadah Berbasisi Geografis)

4.      Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG)